Baueinkauf optimieren mit unserem Tool „Top-Preise“

Kürzlich haben wir Ihnen in einem Blogartikel ein Projekt zur Einkaufsoptimierung vorgestellt, bei dem unser Tool „Top-Preise“ zum Einsatz kam. Das Thema stieß bei unseren Lesern auf reges Interesse, daher gehen wir im Folgenden näher auf dessen Entwicklung und Einführung ein.

Software-Tools sind ein ausgezeichnetes Mittel, um den Einkauf von Baumaterialien zu optimieren. Für ein mittelständisches Bauunternehmen entwickelten wir im Rahmen eines Projekts vor einigen Jahren ein entsprechendes Tool, da zu dieser Zeit keine brauchbare Software auf dem Markt war – und leisteten damit Pionierarbeit: Ziel war es, das Handling der Konditionen im Einkauf zu verbessern, um die Einkaufspreise (insbesondere von Standardprodukten) signifikant zu senken.

Entstehung im Rahmen eines Projekts

Im Zuge einer Unternehmensberatung Einkauf stellten wir fest, dass die Einkaufskonditionen für Baumaterialien hohes Einsparpotential boten. Die Entwicklung eines eigenen Softwaretools war für uns Mittel der Wahl zur nachhaltigen Zielerreichung:  Auf dem Markt war kein fertiges Tool verfügbar, das als Vorlage dienen konnte. Die Analyse der Projektrisiken ergab, dass der Vergleich von Baumaterialien unterschiedlicher Hersteller und Lieferanten die manuelle Nachbearbeitung erfordert. Erschwerend hinzu kamen

  • höhere Kosten durch die Eigenprogrammierung
  • fehlende industrielle Standards für Importformate im Handwerk
  • Abhängigkeit des Projekterfolgs von der Kooperationsbereitschaft der Lieferanten.

Schaffung eines Projektrahmens

Daher schufen wir zunächst einen Projektrahmen; dieser umfasste neben Projektvorbereitung und Analysephase (quantitative und qualitative Analyse) folgende Punkte:

  • Soll-Konzeptentwicklung
  • Realisierungsplanung
  • Testbetrieb
  • Nachhaltige Implementierung.

Zudem sahen wir ein laufendes Monitoring vor; auch die kontinuierliche Weiterentwicklung wurde gleich zu Beginn mit dem Kunden vereinbart.

Projektinhalte und Hauptaufgaben bei der Tool-Entwicklung

Unsere Kernaufgabe war die systematische Erfassung der Einkaufskonditionen zur Preisoptimierung – und um Maverick Buying zu unterbinden: Alle Preislisten für Waren und Produkte sollten an zentraler Stelle zusammengeführt werden. Voraussetzungen hierfür waren einerseits eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System und andererseits die Bereitstellung eines Datenformats für die Lieferanten, die das automatisierte Einspielen von Preislisten ermöglichte.

Anforderungen an die Datenverarbeitung

Das von uns entwickelte Tool sollte gleich mehrere Aufgaben übernehmen, um die Einkaufs-Transparenz zu erhöhen und gleichzeitig den Bearbeitungsaufwand zu verringern, insbesondere durch

  • automatischen Abgleich von Sollpreisen (nach Preisliste) und Istpreisen (gemäß Faktura)
  • Auto-Erfassung von Preisänderungen beim Einspielen neuer Preislisten
  • Hinterlegen von Merkmalen zur Identifizierung gleichartiger Materialien unterschiedlicher Hersteller.

Zudem ermöglichte das Tool „Top-Preise“ die projektbezogene Erfassung von Sonderkonditionen sowie die Ableitung des Materialverbrauchs anhand der Rechnungsstellung. Außerdem verfügte die Software über eine automatisierte Rechnungskontrolle mit Zahlungsfreigabe, bei der es die angebotenen mit den abgerechneten Preisen abglich.

Erfassung der relevanten Kennzahlen

Für das Lieferantenmanagement stellt das Tool alle relevanten Kennzahlen bereit, einschließlich Produktklassifizierung gemäß ABC-Analyse und nach Warengruppen. Hinzu kommen Benchmarks für alle A-Produkte und die wichtigsten Warengruppen, in unserem Fall

  • Trockenbaumaterialien
  • Mörtel, Putze und Spachtelmassen
  • Farben und Lacke
  • WDV-Systeme
  • Abdeckmaterialien
  • Werkzeuge.

Auch Logistik und Lagerverwaltung profitierten vom neuen System, da es Benchmarks aus dem Abgleich von Einkaufspreisen gleichwertiger Bau-Materialien von unterschiedlichen Herstellern bereitstellte.

Methodische Systemeinführung

Die Einführung des neuen Systems im Unternehmen erfolgte in mehreren Teilschritten: Zunächst banden wir es an die ERP-Lösung an, darauf folgte die Einbindung der Lieferanten und die Umwandlung der von ihnen bereitgestellten Importformate. Die Schulung der Einkäufer und Lieferanten in einem Workshop bildete den Abschluss der Systemeinführung.

Fazit nach Einführung des Einkaufstools

Für die Programmierung des Tools wendeten wir 1.400 Programmierstunden auf, die Beratungsleistung umfasste 60 Tage innerhalb von 18 Monaten. Die Akzeptanz der Mitarbeiter war sehr hoch, da das Tool wegen der jederzeit verfügbaren aktuellen Einkaufspreise (via Internet /Intranet) eine erhebliche Arbeitserleichterung bei der Kalkulation und Rechnungsprüfung darstellte.

Die Stammlieferanten nahmen das Tool gut an. Das Onboarding von neuen Lieferanten und Zulieferern von Nischenprodukten gestaltete sich schwieriger, da diese den administrativen (Erst-)Aufwand scheuten. Den Gesamt-Projekterfolg beeinflusste dies jedoch nur unwesentlich – die durchschnittliche Einsparung betrug rund 5 %. Bei einem Einkaufsvolumen von 2,16 Mio. Euro amortisierten sich die Entwicklungs- und Implementierungskosten somit innerhalb von 18 Monaten.

Positiver Nebeneffekt: Weniger „Materialschwund“

Durch die projektbasierte Erfassung der Einzelmaterialien kam es außerdem zu einer besseren Überwachung des „Materialschwunds“ auf Baustellen, bei denen das Bauunternehmen seinen Subunternehmern das Material beistellte. Die positiven Effekte auf das Baumanagement waren beträchtlich, eine Auswertung dieses Effekts anhand von Kennzahlen war aber nicht Gegenstand des Projekts.

Vorreiterrolle für Tools im Baueinkauf

Bei diesem Projekt handelte es sich (wie eingangs schon erwähnt) um eine Individual-Programmierung, bei der wir auf keinerlei Vorlagen zurückgreifen konnten. Damit schufen wir eine Basis, von der wir noch immer profitieren: Heute sind deutlich weniger Programmierstunden notwendig, um ein Tool für die speziellen Anforderungen unserer Kunden zu „customizen“ – nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen gerne auf Anfrage über unser Kontaktformular!

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