Projektbericht: Risikomanagement bei der Beauftragung von Subunternehmern

Eine der Kernkompetenzen von bws&l ist seit jeher das Bauprojektmanagement. In der Baubranche ist die Eingrenzung von Risiken elementar für die Zukunftssicherung von Unternehmen – eines unserer Hauptanliegen als nachhaltige Unternehmensberatung.

Zu unseren wiederkehrenden Aufgaben zählt deshalb neben der Einführung von Arbeitssicherheitsmanagement-Systemen insbesondere das Risikomanagement. Wie wir dabei vorgehen, illustrieren wir anhand eines Beispiel-Projekts: Vor einiger Zeit beauftragte uns ein mittelständisches Bauunternehmen mit einem Projekt zum Risikomanagement bei der Beauftragung von Subunternehmern.

Projektziele des Risikomanagements

Unser Projektziel bestand darin, das Risiko unseres Kunden von Regressforderungen bei der Beauftragung von Nachunternehmern signifikant zu senken. Dabei hatten wir zwei Hauptprobleme zu lösen: Die Feststellung, ob der Nachunternehmer seine Mitarbeiter ordnungsgemäß anmeldet, sowie die Kontrolle der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Letztere können bei Nichtzahlung durch die Sozialversicherungsträger nachgefordert werden.

Schaffung eines Projektrahmens

Zunächst schufen wir einen Rahmen für unser Bau-Risikomanagement. Dieser beinhaltete neben der Projektvorbereitung eine intensive Analysephase, einschließlich quantitativer und qualitativer Analyse. Im nächsten Schritt ging es um die

  • Umsetzung von Quick Wins
  • Soll-Konzeptentwicklung
  • Entwicklung eines EDV-Tools.

Den Abschluss bildeten die Implementierung sowie die Nachbereitung des Beratungsprojekts.

Analyse der Projektrisiken

Unsere Projektrisikoanalyse zeigte, dass die Führungskräfte wenig Akzeptanz aufbrachten, da sie administrativen Mehraufwand fürchteten; dies betraf auch die Buchhaltung mit ihren knappen personellen Ressourcen.

Ohne entsprechendes Risikomanagement im Zuge der Nachunternehmerbeauftragung bestanden erhebliche Haftungsrisiken für unseren Auftraggeber. Erschwerend kam hinzu, dass die Subunternehmer bei der Bereitstellung der notwendigen Daten nur unzureichend kooperierten.

Wegen der hohen Anzahl von Einflussfaktoren war es notwendig, alle denkbaren Risikoszenarien durchzuspielen.

Projektinhalte und Hauptaufgaben

Im Zentrum stand zunächst die Erfassung der unterschiedlichen Regressrisiken durch

  • Umsatzsteuernachzahlung
  • hinterzogene Sozialversicherungsbeiträge
  • Schwarzarbeit
  • unzulässige Arbeitnehmerüberlassung
  • Unterschreitung des Mindestlohns
  • nicht gedeckte Haftpflichtrisiken

Hinzu kamen mögliche Strafen wegen Ausführung von Tätigkeiten der Subunternehmen, die nicht durch die Eintragung in die Handwerksrolle gedeckt sind. Und auch eine Regressforderung der Berufsgenossenschaft wegen Nichtanmeldung oder wegen Nichteinhaltung der Sicherheitsstandards stand im Raum.

Maßnahmen zur Risikominimierung

Für unseren Kunden definierten wir eine Reihe von Einzelmaßnahmen, um die vorgenannten Risiken zu verringern bzw. zu eliminieren. Diese umfassten die Überprüfung der Subunternehmer im Hinblick auf

  • Vertragswesen
  • Anmeldewesen (Gewerbeanmeldung, Handwerksrolle und Handelsregister)
  • USt-ID-Nummer
  • Haftpflichtpolice und Zahlungsnachweis der Versicherungsprämie
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung
  • Freistellungserklärung
  • Mindestlohnüberprüfung
  • Eidesstattliche Versicherungen.

Zusätzlich führten wir entsprechende Sicherungsmechanismen ein, wie z.B. eine Zahlungssperre bei nicht vorliegenden Bescheinigungen.

Entwicklung unterstützender Risikomanagement-Tools

Zum Zeitpunkt des Beratungsprojekts waren auf dem Markt keine geeigneten Tools verfügbar, mithilfe derer sich unsere Maßnahmen verwalten ließen. Daher entwickelten wir eigene Checklisten, sowie ein datenbankgestütztes Tool mit Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen (Sub-QS). Der Programmieraufwand incl. Testläufe betrug 160 Stunden. Unsere Leistung umfasste auch die Implementierung der Tools einschließlich

  • Einführung und Anbindung an das ERP-System
  • Einweisung und Schulung der Mitarbeiter
  • Prozessbeschreibungen und Entscheidungswege.

Die Implementierung im Unternehmen verlief vollkommen problemlos, die Mitarbeiter nahmen das Tool aufgrund seiner hohen Bedienerfreundlichkeit sofort an.

Keinerlei Beanstandungen bei nachfolgenden Prüfungen

Für das Projekt setzten wir 20 Beratertage an, die wir innerhalb von 3 Monaten erbrachten. Dabei banden wir die zuständigen Mitarbeiter aktiv ins Projektteam ein. Die einzelnen Maßnahmen erfassten wir zunächst in Checklisten; diese dienten als Grundlage für die Programmierung eines Management- und Überwachungstools zur Risikominimierung „Sub-QS“.

Bei der Unternehmensberatung des Bauunternehmens stand die Erfüllung unserer drei Maximen Transparenz – Integration – Nachhaltigkeit im Vordergrund. Diese trugen entscheidend zur Erfüllung des Projektziels bei: Nachfolgende Kontrollen durch Finanzämter und Zollbehörden verliefen ohne Beanstandungen, soweit unser Tool konsequent genutzt wurde.

Wissensvorsprung für Ihre Unternehmensberatung

Mit unserer Software-Entwicklung leisteten wir echte Pionierarbeit – ähnlich wie seinerzeit mit unserem Tool „Top-Preise“ für den Baueinkauf. Durch diese Entwicklungsarbeit schufen wir uns eine breite Verständnis- und Wissensbasis, von der wir seither bei jedem unserer Beratungsprojekte profitieren.

Gerne machen wir auch Ihr Unternehmen fit für die Zukunft – dabei winken Ihnen sogar großzügige

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